Как работать с физлицами: главные риски в 2025 году

Риск №1: запутаться в налоговых статусах

Договор гражданско-правового характера (ГПХ) можно заключать с любыми физическими лицами: самозанятыми, ИП и внештатниками без таких налоговых статусов. Главное отличие в том, что самозанятые и ИП сами платят свои налоги, а за обычное физлицо заказчик обязан уплатить НДФЛ и страховые взносы.

По закону (п.2 ст.4 N422-ФЗ) самозанятыми не могут быть:

• торговые агенты — те, кто работает за комиссию;
• менеджеры по продажам;
• те, кому надо самому нанимать других специалистов;
• специалисты, чей годовой доход превысил 2,4 млн руб;
• бывшие сотрудники компании: если они уволились меньше двух лет назад.

Если самозанятый нарушит эти ограничения, он может потерять свой статус плательщика налога на профессиональный доход. Заказчику в этом случае придется доплатить за него НДФЛ, страховые взносы, а также штрафы и пени за их неуплату.

Как избежать ошибок

Проверяйте статус самозанятого перед каждой выплатой. Можно делать это через сервис ФНС, либо прописать в договоре ГПХ, что исполнитель сам обязан уведомлять вас о смене своего налогового статуса.

Риск №2: получить штрафы, если договор ГПХ переквалифицируют в трудовой

Признаки трудовых отношений перечислены в ст.19.1 ТК РФ. В их число входят формулировки о выполнении должностных обязанностей, рабочем графике, трудовой дисциплине, командировках, выходных, оплате больничных и отпускных.

Если в ходе проверки налоговой или трудовой инспекции выяснится, что договор ГПХ составлен c такими формулировками, суд может признать его трудовым.

За это могут быть штрафы и пени:

• От трудовой инспекции: для компании — на сумму до 100 000 руб., для ее должностных лиц — до 20 000 руб. (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ).‍
• От налоговой инспекции: доначисление НДФЛ и страховых взносов за все время работы исполнителя, а также пени и штрафы — от 20 до 40% неуплаченной суммы налога (ст. 75 и ст. 122 НК РФ).

Как избежать ошибок

Не используйте слова «должность», «график» и другие формулировки, которые могут свидетельствовать о трудовых отношениях. Вместо должности укажите, какую работу или услугу должен выплатить исполнитель. Вместо зарплаты — сумму вознаграждения, которая должна зависеть от объема выполненных работ или услуг.

Риск №3: запутаться в налогах и взносах

Договор ГПХ — если у исполнителя нет статуса ИП или самозанятого, подразумевает свой перечень необходимых взносов. Если это не единственный для вашей компании вид сотрудничества с исполнителями, важно ничего не перепутать.

Налоги и взносы, которые компания платит по договорам ГПХ:

• на обязательное пенсионное страхование (ОПС): 30% по единому тарифу, 15,1% — по сниженной ставке (п.3 ст.425 НК РФ). С 2025 года сниженная ставка будет использоваться, если годовой доход специалиста превысил предельную величину — 2,225 млн руб.
• на обязательное медицинское страхование (ОМС): 5,1% (п.4 ст.425 НК РФ).
• налог на доходы физических лиц (НДФЛ): от 13 до 22%. С 2025 года налог платится по прогрессивной шкале: в зависимости уровня годового дохода исполнителя.

Дополнительные взносы, которые надо вносить по трудовым договорам:

• на случай временной нетрудоспособности: 2,9% (п.4 ст.425 НК РФ).
• от производственного травматизма: от 0,2 до 8,5% (№ 352-ФЗ).

Штраф за неуплату или неполную уплату страховых взносов для заказчика может составить от 20 до 40% недостающей суммы (ст. 122 НК РФ).

Как избежать ошибок

• При расчете ОПС проверьте, не превышает ли годовой доход каждого сотрудника предельную величину на год — 2,225 млн руб. Если у вас общий тариф 30%, а доходы работника превысили лимит, страховые взносы с превышения нужно начислять по тарифу 15,1%. Учтите, что страховые взносы с доходов сверх лимита не надо начислять тем, кто применяет льготные тарифы по статье 427 НК, например, IT-компаниям.
• При расчете НДФЛ учтите, что повышенная ставка применяется только к сумме, которая превышает пороговый доход. Например, вы заплатили сотруднику 2,8 млн руб. НДФЛ будет рассчитываться так:
  
  2 400 000 x 13% + 400 000 x 15% = 312 000 + 60 000 = 372 000 руб.

Риск №4: потратить много времени на закрывающие документы

Список нужных документов и ответственность за их оформление зависит от того, с кем вы заключаете договор. У внештатников с каждым налоговым статусом есть свои особенности:

• ИП должен сам выставить акт после завершения работы. Унифицированной формы акта нет. Все пользуются тем, чем им удобно. Обычно исполнитель сам распечатывает акт из бухгалтерской программы.
• Самозанятый предоставит вам чек из программы «Мой налог». Акт формально не обязателен, но если вам с ним удобнее и спокойнее, можно составить и его.
• Физлицо подписывает подготовленные вами документы. Акты и счета делает бухгалтерия заказчика. Если исполнитель не подписал акт, могут возникнуть трудности с подтверждением расходов на его услуги в налоговой.

Как избежать ошибок

Проверьте, что ИП выставил акт, а самозанятый прислал чек. Если вы работаете с такими исполнителями по договору ГПХ, можно включить эту обязанность в договор. При расчете с физлицами убедитесь, что исполнители подписали акты за свои услуги.

Риск №5: получить блокировку за переводы физлицам

Банки и налоговики пристально следят за переводами на счета физических лиц и нередко блокируют или задерживают платежи, подозревая финансовые нарушения. Есть риск, что за подозрительные с точки зрения банка переводы физлицам вам перекроют доступ к интернет-банку или даже временно заблокируют счет.

Меры, которые банки могут предпринять в таких случаях, перечислены в рекомендациях ЦБ РФ.

Как избежать ошибок 

• Оформляйте документы по каждой сделке. Договоры, акты, чеки от самозанятых — все это может потребоваться для подтверждения расходов.
• Пишите подробное назначение платежа: например, «Оплата по договору от 20.01.2025 № 134 за разработку сайта».
• Предоставляйте банку пояснения по операциям, если необходимо.

Что надо запомнить

1. Проверяйте статус самозанятого перед каждой выплатой. Это можно делать через сервис ФНС или прописать в договоре ГПХ, что исполнитель обязан уведомить вас о смене налогового статуса.
2. Проверяйте формулировки в договорах ГПХ. Следите, чтобы в них не упоминались должностные обязанности, рабочий график, трудовая дисциплина, командировки, выходные, оплата больничных и отпускных и т. д.
3. Следите, чтобы налоги и взносы были рассчитаны правильно и уплачены вовремя. Если вы работаете с физлицами без специальных налоговых режимов, учитывайте новые правила расчета НДФЛ и страховых взносов.
4. Убедитесь, что у вас есть все закрывающие документы по сделке: акты подписаны, счета оформлены, чеки получены.

#el-accent-start

Почему с внештатниками удобно работать через Solar Staf

• Акты, счета и договор формируются автоматически. Вы сможете найти все документы в своем личном кабинете. У исполнителя тоже будет такая возможность.
• Статус самозанятого также проверяется автоматически. Перед оплатой вы увидите, если что-то изменится.
• Заказчики и исполнители могут получать консультации по налогам. Ответим на все вопросы по выбору налогового статуса и уплате налогов.

#el-accent-end