5 мифов о сотрудничестве с зарубежными фрилансерами

Миф 1. Вы не сможете контролировать сроки

Специалисты, находящиеся в офисе, всегда на виду: вы знаете, на каком этапе находится проект, и при необходимости можете быстро вмешаться в процесс. С исполнителем, который находится в другом часовом поясе, все сложнее: вдруг он будет сутками не отвечать на сообщения, тянуть с правками и срывать дедлайны?

Правда: риск действительно есть — но его можно свести к минимуму. Вот как себя обезопасить: на этапе согласования проекта подробно обсудите задачи, которые нужно выполнить, поэтапный план работы с таймингом и сложности, которые могут возникнуть у исполнителя. Для проверки определите промежуточные этапы. Пусть интервалы между ними будут не слишком большими: в идеале стоит «сверять часы» каждые три-пять дней.

Все договоренности фиксируйте письменно. Условия сотрудничества и обязательства обеих сторон пропишите в договоре (скачать шаблон можно здесь и здесь). В этом же документе обозначьте неустойку: к примеру, если специалист не закрывает задачу в срок — она может составить 0,1% от стоимости договора в день.

Лайфхак: ставьте не только дедлайны, но и редлайны — сроки, когда проект должен быть готов на 70-80%. А сами дедлайны сдвигайте на неделю назад, чтобы иметь время в запасе.

Миф 2. Любой фрилансер — потенциальная «дыра» в системе безопасности

Удаленщик, имеющий доступ к рабочим базам данных, будь то WordPress или учетная запись в соцсетях, наверняка станет использовать их в своих целях. А как разобраться с утечкой конфиденциальной информации, если специалист находится в другой стране?

Правда: паролями и доступами удаленного специалиста можно и нужно управлять. Во-первых, утечка данных может быть случайной — чтобы этого избежать, новый сотрудник должен ознакомиться с протоколами кибербезопасности. Стоит включить в инструктаж фишинговые атаки, политики совместного использования паролей и работы в общественной сети Wi-Fi.

Не обменивайтесь паролями в мессенджерах — вместо этого используйте корпоративный менеджер паролей. Passwork, Bitwarden, Passbolt и другие аналоги позволяют видеть, у кого из специалистов есть доступ к сервисам. А при расторжении договора с фрилансером вы парой кликов лишите его всех доступов. Это ощутимо снизит риски утечек данных.

Во-вторых, с фрилансером можно заключить NDA — стандартное юридическое соглашение, в котором исполнитель обязуется сохранять конфиденциальность информации, полученной в ходе выполнения задач.

Лайфхак: следуйте принципу наименьших привилегий. Пусть у фрилансера будет доступ только к необходимым ему данным и файлам и не более.

Миф 3. Придется оплатить услуги, которые вас не устроили

Удаленный исполнитель потребует оплаты своих услуг, при этом выполнив их некачественно или не в полном объеме — например, наотрез откажется вносить правки.

Правда: вас обезопасит грамотно составленный договор ГПХ. Его заключение предусмотрено российским законодательством, требования к форме подробно описаны в статье 702 ГК РФ. В документе фиксируем все: требования к оказанным услугам специалиста, список услуг, результат, сроки, стоимость и условия оплаты. Форму обычно составляет заказчик.

Существует два вида договоров:

• Рамочный — если вы планируете привлечь специалиста на долгий срок для выполнения однотипных задач; в нем прописывают базовые условия, применимые ко всем будущим заказам — это может быть ведение соцсетей, создание контента для блога и другие повторяющиеся задачи.
• Разовый — заключается в случае, если фрилансер нужен под одну конкретную задачу; считается выполненным, когда обе стороны осуществили указанные в нем действия. Например, дизайнер создал прототип лендинга, а заказчик оплатил его работу. После этого разовый договор теряет силу.

Лайфхак: используйте акт приемки — документ, который подтверждает, что у вас нет претензий к качеству выполненных работ. В отличие от договора, акт приемки после сдачи проекта составляет фрилансер, а заказчик его подписывает.

Миф 4. Интеллектуальная собственность будет принадлежать фрилансеру даже после оплаты

Особое волнение этот пункт вызывает у тех, кто привлекает фрилансеров для творческой работы — например, чтобы написать книгу или создать обложку для музыкального альбома.

Правда: права на интеллектуальную собственность можно передать. С правовой точки зрения к интеллектуальной собственности относятся изобретения, литературные и художественные произведения, символы, названия и изображения, которые используются в коммерческих целях. Если работа нанятого специалиста попадает под одно из этих описаний, вам нужно заключить с ним договор авторского заказа.

Этот документ подробно описан в статье 1288 ГК РФ. В нем указано, что автор обязуется создать произведение литературы, науки или искусства, а права на него полностью или частично передает заказчику. В первом случае речь идет об отчуждении исключительного права. Во втором — о лицензии на использование произведения в оговоренных пределах.

Лайфхак: некоторые биржи по найму фрилансеров оказывают услуги по оформлению сделки между заказчиком и исполнителем. После того, как специалист оказал услуги, сервис присылает вам договор и акт приема работ. По такому договору исключительное право переходит заказчику.

Миф 5. Исполнители с почасовым форматом оплаты указывают больше времени, чем на самом деле потратили на задачу

Еще одна особенность удаленного сотрудничества — невозможность проследить, сколько часов фрилансер на самом деле тратит на задачи по проекту, а сколько — листает соцсети.

Правда: контролировать работу фрилансера можно с помощью программы автоматического учета времени. Такие сервисы делают рабочий процесс наглядным и прозрачным: заказчик каждый день видит, какие именно задачи выполняет исполнитель и сколько времени они занимают.

Сервисы, которые пользуются наибольшей популярностью у российских компаний, в том числе при сотрудничестве с фрилансерами: CrocoTime, My Hours, Timely, Clockify, Harvest. Все они позволяют мониторить деятельность исполнителя, оказывающего услуги удаленно, делая скриншоты экрана, помечать приложения как продуктивные и непродуктивные, учитывать перерывы.

Лайфхак: попросите фрилансера создать на компьютере или ноутбуке отдельную учетную запись для выполнения задач — так он будет уверен, что вы не мониторите устройство в свободное от выполнения задач время.

#el-accent-start

Что надо запомнить:

1. Еще до начала проекта составьте поэтапный план и пропишите для каждого этапа четкие сроки. Напоминайте о них специалисту, чтобы быть уверенным, что он движется по графику.
2. Заключите договор, в котором будут зафиксированы все договоренности. Для защиты конфиденциальной информации используйте NDA.
3. Соблюдайте правила кибербезопасности: например, используйте корпоративный менеджер паролей.
4. Если работа фрилансера попадает под определение интеллектуальной собственности, подпишите договор авторского заказа.
5. При почасовой оплате пользуйтесь программой автоматического учета времени.

#el-accent-end