Как сократить расходы на персонал: 5 способов

Почему расходы на персонал растут

По данным исследования hh. ru, более 50% компаний ожидают увеличения расходов на сотрудников. При этом простое снижение зарплат или перевод штатных сотрудников на ГПХ может повлечь штрафы и репутационные риски.

Бизнес вынужден повышать зарплаты, а вместе с ними растут и другие статьи расходов на персонал. И это касается не только прямых, но и косвенных затрат.

Прямые расходы:

• Зарплатный фонд: постоянная нехватка специалистов повышает конкуренцию, а значит, и уровень окладов или компенсаций. Теперь компаниям мало предоставлять только достойную заработную плату — соискатели ожидают все больше и больше бонусов.
• Налоги и страховые взносы: с 1 января 2025 года увеличились ставки налога на доходы физических лиц (НДФЛ) — теперь они составят от 13 до 22%, в зависимости от суммы годового дохода. Если исполнитель получает больше 2,4 млн руб. в год (примерно 200 тыс. руб. в месяц), ставка налога будет расти.

Косвенные расходы:

• Рабочее место сотрудника: рост цен на аренду, коммунальные услуги и оборудование напрямую влияют на бюджет.
• Расширенные соцпакеты: конкуренция за кадры уже не ограничивается заработной платой. Компании предлагают сотрудникам ДМС, спортзалы, компенсацию транспортных расходов и мобильной связи.
• Удаленная инфраструктура: даже если часть сотрудников работает из дома, затраты на облачные сервисы, лицензии на ПО и интернет ложатся на работодателя.

На этом фоне оптимизация — не сиюминутное желание, а необходимость для сохранения конкурентоспособности.

Как снизить расходы

Методы оптимизации расходов на персонал — не только про сокращение сотрудников, но и про грамотное управление ресурсами. Рассмотрим безопасные и проверенные способы сократить издержки без нарушений закона.

Способ №1. Передать задачи на аутсорсинг

Аутсорсинг помогает компаниям сосредоточиться на ключевых задачах, отдавая часть работы подрядчикам. Разработчики, дизайнеры, копирайтеры и SMM-специалисты могут сотрудничать с бизнесом по ГПХ или как самозанятые.

Главные правила, которые надо при этом соблюдать:

• Проверьте, чтобы договор нельзя было переквалифицировать в трудовой. Например, вы не можете нанять недавно уволенных сотрудников в качестве самозанятых на ГПХ — для этого должно пройти не меньше двух лет (п.8 ст.6 № 422-ФЗ).
• Пропишите в договоре все метрики, этапы проекта и условия принятия работы.

Привлечение фрилансеров позволяет компаниям избежать расширения штата, так как разовые или проектные задачи можно выполнять с помощью профессионалов. Но главное — учитывать требования законодательства и не допускать ошибок в работе с самозанятыми.

#el-desktop

#el-mobile

Способ №2. Перейти на удаленный формат работы

Согласно исследованию РБК Pro, от 40 до 52% руководителей отмечают, что удаленка помогает снизить операционные расходы.

Что помогает уменьшить расходы:

• Аренда становится дешевле — компании закрывают офис для перехода на удаленный формат, либо арендуют помещение поменьше, чтобы сократить траты.
• Затраты на электричество, отопление, воду в этом случае также снижаются.
• Некоторые компании компенсируют сотрудникам проезд до работы. Удаленный формат помогает им сократить траты на транспорт.
• Встречи можно проводить в онлайн-формате: это снижает расходы на командировки и бизнес-мероприятия.
• Не надо тратиться на мебель или оборудование: компании не нужно закупать рабочие места для каждого сотрудника. Контролировать рабочие процессы можно через специальные таск-менеджеры.

#el-accent-start

Совет:

Используйте инструменты контроля задач (например, WEEEK, Kaiten, YouGile), чтобы сохранить производительность команды.

#el-accent-end

Способ №3. Получить льготы от государства

Способы помощи, которые государство предлагает небольшим компаниям, перечислены на портале поддержки малого и среднего бизнеса. В их числе:

• Антикризисные программы льготного кредитования;
• Поручительство и гарантии для получения банковского кредита, гарантии, лизинга;
• Освобождение ввозимого оборудования от налога на добавочную стоимость (НДС).

Для IT-компаний есть отдельный перечень мер поддержки, собранный в специальном разделе на сайте Госуслуг: сниженные ставки по кредитам, налоговые льготы, гранты и прочее.

Некоторые льготы для IT-сферы в 2025 году изменились. В частности, с 2022 года для IT-компаний действовала ставка 0% на выплаты физлицам свыше предельной базы. С 2025 года айтишники должны платить 7,6% со всей зарплаты (закон № 416-ФЗ). Единая предельная база для страховых взносов при этом выросла с 2,225 млн руб. в 2024 году до 2,759 млн в 2025 году. Таким образом, налоговая нагрузка на работников, которые получают больше 230 тыс. руб. в месяц, увеличится.

Получить право на пониженную ставку 7,6% смогут аккредитованные при Минцифры IT-компании, у которых доля профильных доходов составляет не менее 70%. Единый тариф страховых взносов за сотрудников компаний без льготного тарифа до предельной базы составляет 30%, выше — 15,1%.

Способ №4. Автоматизировать HR-процессы

Ручной труд дорого обходится. Сервисы для автоматизации кадровых процессов снижают затраты на администрирование и помогают выполнить больше задач. Что можно автоматизировать:

• ведение кадрового учета;
• расчет зарплат и налогов;
• составление отчетности;
• расчет с фрилансерами или аутсорс-командами.

#el-accent-start

Пример:

Компания «ЛитРес» с помощью Solar Staff смогла автоматизировать работу с 15 000 вебмастеров. При этом время на документооборот уменьшилось в 10 раз, а делать выплаты участникам партнерской программы стало намного проще.

#el-accent-end

Способ №5. Оптимизировать график и рабочее время

Некоторые компании могут изменить график работы для сотрудников. Например, можно установить сменный график или предложить некоторым сотрудникам перейти на неполный день. Вместо классической пятидневки и фиксированных окладов можно рассмотреть:

• Частичную занятость для незагруженных сотрудников. Это поможет оптимизировать время и расходы на ФОТ.
• Сменный график работы: например, если часть сотрудников может работать в ночное время. Такой формат подойдет, например, для сотрудников крупных кол-центров.
• Проектную оплату труда, когда специалист получает вознаграждение за выполненную задачу, то есть работу по ГПХ.

Перед тем как внедрить разные форматы смен или графика, обязательно убедитесь, что ваши договоры соответствуют требованиям налогового законодательства.

#el-desktop

#el-mobile

Что нужно запомнить

Важные моменты при оптимизации расходов на персонал в 2025 году:

1. Соблюдайте правила оформления сотрудников. При переходе на аутсорсинг, ГПХ или работу с самозанятыми проверьте, чтобы заключенные договоры не могли быть переквалифицированы в трудовые.
2. Позвольте сотрудникам работать в удаленном режиме. Таск-менеджеры и регулярные онлайн-встречи помогут избежать снижения производительности.
3. Определите, какие задачи можно автоматизировать. Выберите те, что отнимают больше всего времени — например, выплаты внештатным сотрудникам или оформление фрилансеров.
4. Подумайте о частичной занятости, сменных графиках или проектной оплате. При этом важно учитывать законодательные требования, чтобы избежать претензий со стороны трудовой инспекции.

#el-accent-start

Почему с внештатниками удобно работать через Solar Staff

• Акты, счета и договор формируются автоматически. Вы сможете найти все документы в своем личном кабинете. У исполнителя тоже будет такая возможность.
• Статус самозанятого проверяется каждую неделю. Перед выплатой вознаграждения вы увидите, если что-то изменится.
• Самозанятый может подключить автоматическое формирование чеков. Если его доход превысит установленный законом лимит в 2,4 млн руб., выплата не пройдет, и мы поможем исполнителю отчитаться в новом статусе.

#el-accent-end