Как работать с самозанятыми: 5 типичных ошибок

Ошибка 1: Вместо трудового договора оформили как самозанятого

ООО «Алладин» продает мебель, и для обработки первичной документации ему понадобился отдельный бухгалтер. Компания заключила договор ГПХ с самозанятым, Николаем. Ежемесячно ему платят фиксированное вознаграждение ― 50 000 ₽.

Николай работает в офисе компании каждый день, с 9:00 до 18:00. Он обрабатывает на корпоративном компьютере акты, накладные, товарные чеки, транспортные документы, счета-фактуры и другие документы. Николай проверяет данные и переносит их в учетную систему.

Чем это грозит

Николай соблюдает рабочий график, ежедневно выполняет одни и те же обязанности, работает в офисе на корпоративном компьютере и ежемесячно получает фиксированную оплату. Его отношения с компанией могут переквалифицировать в трудовые (ст. 15, 19.1 ТК РФ), а его вознаграждение признают зарплатой. Это может случиться, если Николай пожалуется в трудовую инспекцию или обратится в суд. Либо если трудовая или налоговая инспекции установят нарушение в ходе проверки.

Могут быть штрафы и пени:

• От трудовой инспекции: для ООО «Алладин» – штраф на сумму до 100 000 ₽, для его должностных лиц – до 20 000 ₽ (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ).‍
• От налоговой инспекции: доначисление НДФЛ и страховых взносов за все время работы Николая, а также пени и штрафы (ст. 75, ст. 122 НК РФ).

Как этого избежать

Лучше нанять Николая в штат: то есть, заключить с ним трудовой договор. Самозанятого можно взять только на разовую, проектную или периодическую работу: например, раз в квартал для составления налоговой декларации. При этом надо установить срок выполнения работы и ожидаемый результат. Например, «в срок до 15 января подготовить декларацию по НДС за 4 квартал».

Ошибка 2: Использовали формулировки из трудового договора

ООО «Ромашка» заключило договор ГПХ с самозанятой Катериной. Катерина ― иллюстратор: 1-2 раза в месяц она делает для Общества картинки для сайта. В договоре с Катериной указано, что она «принимается на работу в должности иллюстратора», «согласно должностной инструкции выполняет следующие обязанности», «заработная плата выплачивается в таком-то размере».

Чем это грозит

‍Компания использовала в договоре ГПХ формулировки из трудового договора. По договору ГПХ заказчик привлекает исполнителя для выполнения определенной работы или услуги, а не нанимает на должность. Самозанятым, работающим по договору ГПХ, платят не заработную плату, а вознаграждение. Если договор обнаружит трудовая или налоговая инспекция, его могут признать трудовым, и у ООО «Ромашка» будут те же штрафы и пени, что и при ошибке № 1.

Как этого избежать

‍Не указывайте в договоре ГПХ название должности — укажите, какую работу или услугу должен выполнить исполнитель. Вместо зарплаты в фиксированном размере укажите вознаграждение, которое должно зависеть от объема выполненных работ или услуг.
В договоре ГПХ также не должно быть формулировок из трудовых договоров:

• о соблюдении должностной инструкции, выполнении должностных обязанностей;
• о соблюдении рабочего графика, трудовой дисциплины фирмы;
• о направлении самозанятого в командировку;
• о предоставлении выходных дней;
• об оплате больничных и отпускных.

Ошибка 3: Оформили договор ГПХ с бывшим работником

Александр работал редактором в издательстве «Буква». Полгода назад он уволился и оформил самозанятость ― стал писать статьи для разных компаний. Затем он предложил свои услуги бывшему работодателю, и тот с радостью согласился.

Чем это грозит

‍Закон запрещает оформлять как самозанятого бывшего сотрудника в течение двух лет после увольнения (п. 8 ч. 2 ст. 6 закона № 422- ФЗ). Александр не вправе платить с вознаграждения, полученного от «Буквы», налог как самозанятый. Компания обязана удерживать с его оплаты НДФЛ и начислять страховые взносы — иначе это сделает налоговая инспекция, добавив пени и штрафы. Подробнее об ограничениях можно узнать в инструкции поддержки Solar Staff.

Как этого избежать

‍Прежде чем заключить договор с бывшим работником, проверьте, когда он уволился. Если прошло меньше двух лет ― ищите другого исполнителя.

Ошибка 4: Ограничились устным договором и чеком

ООО «Баррикада» устно договорилось с самозанятым Михаилом о ремонте компьютерной техники и телефонов. Михаил оказался добросовестным исполнителем: несмотря на отсутствие письменного договора, он четко соблюдает все договоренности. Попросят отремонтировать телефон за день ― он сделает. Скажут, что компьютер нужен к среде ― выполнит. Чеки Михаил тоже всегда выставляет вовремя, напоминать ему о них не приходится.

Чем это грозит

‍Компания не может учитывать расходы на ремонт техники при расчете налога на прибыль или налога по УСН, опираясь только на чеки и устные договоренности. Согласно разъяснениям ФНС (Письмо от 30.10.2020 № АБ-4-20/17902), для подтверждения расходов обязательно требуется письменный договор и акты выполненных работ или оказанных услуг.
При налоговой проверке инспекция исключит из расходов затраты, не подтвержденные документами. И ООО «Баррикада» придется заплатить доначисленный налог на прибыль или налог по УСН: в зависимости от системы налогообложения, которую применяет компания.

Как этого избежать

‍При работе с самозанятым оформляйте письменный договор ГПХ. Договор можно заключить на разовую услугу или на проектное сотрудничество. После принятия работ (услуг) подписывайте акт выполненных работ (услуг) и обязательно пропишите в договоре, что самозанятый должен предоставить чек в определенный срок.

Ошибка 5: Не проверили статус исполнителя перед выплатой

Фитнес-центр «Достижение» уже 2 года работает с самозанятым тренером Анастасией. До начала работы Анастасия предоставила в фитнес-центр справку о постановке на учет в качестве самозанятой, и с тех пор фитнес-центр спокойно перечислял ей вознаграждения. В сентябре 2024 года доход Анастасии превысил порог в 2,4 млн руб., и она утратила статус самозанятой.

Чем это грозит

‍Если фитнес-центр «Достижение» выплатит Анастасии вознаграждение по договору ГПХ, а она уже утратила статус самозанятой, при проведении проверки ИФНС выявит несоответствия и доначислит фитнес-центру НДФЛ и страховые взносы, а также пени и штрафы.

Как этого избежать

‍Исполнитель может сам отказаться от статуса самозанятого, либо налоговая может аннулировать этот статус: например, если доход самозанятого превысил 2,4 млн руб. (ч. 15, 19 ст. 5 закона № 422-ФЗ). Статус самозанятого надо проверять не только перед заключением договора, но и при каждой выплате вознаграждения. Можно запрашивать у самозанятого справку о постановке на учет в качестве самозанятого или проверять его статус через сервис ФНС.
В договоре ГПХ с самозанятым стоит прописать, что исполнитель обязан уведомлять заказчика об утрате статуса самозанятого и предусмотреть штраф, если тот этого не сделает. Если в момент выплаты вознаграждения у исполнителя нет статуса самозанятого, то вам надо будет удержать НДФЛ и уплатить страховые взносы как при сотрудничестве по обычному договору ГПХ.

Что надо запомнить

• Самозанятого можно брать на разовую, проектную или периодическую работу. Если нужен человек на постоянную работу, заключайте трудовой договор; 
• Не используйте в договоре ГПХ с самозанятым формулировки из трудовых договоров; 
• Не заключайте договор ГПХ с бывшими работниками, если с момента их увольнения не прошло два года; 
• Заключайте с самозанятым письменный договор ГПХ и оформляйте акт выполненных работ (оказанных услуг), требуйте чек; 
• Перед выплатой вознаграждения проверяйте, что исполнитель не утратил статус самозанятого.    

#el-accent-start

Почему с самозанятыми удобно работать через Solar Staff

• Документы формируются автоматически: вы сможете найти акты, счета и договоры в своем личном кабинете. У исполнителя тоже будет такая возможность; 

• Solar Staff еженедельно автоматически проверяет актуальность статуса самозанятого у исполнителя – вы увидите, если что-то изменится; 

• Самозанятый может подключить автоматическое формирование чеков. Если его доход превысит установленный законом лимит в 2,4 млн руб., выплата не пройдет, и мы поможем исполнителю отчитаться в новом статусе.

#el-accent-end