Een kort verslag van een Forbes-artikel van Pavel Shynkarenko, mede-oprichter en CEO van Solar Staff
Fijne scheidslijn tussen werknemers en contractanten
Er zijn aanzienlijke verschillen tussen interne werknemers en externe contractanten, waaronder hun juridische relatie met het bedrijf, de mate van verantwoordelijkheid, de voordelen die ze ontvangen en de hoeveelheid informatie waartoe ze toegang hebben. In principe lijkt dit eenvoudig. Maar omdat er zoveel nuances zijn, kun je later problemen krijgen als je dezelfde HR-tools gebruikt om je interne en externe medewerkers te beheren.
Externe contractanten die bijvoorbeeld al een tijdje bij een bedrijf werken, worden vaak toegevoegd aan Slack, zodat ze met meerdere teams kunnen samenwerken. Hoewel deze praktijk goed bedoeld en gemakkelijk is, loopt het bedrijf hierdoor het risico van een lek van gevoelige informatie.
Wat kan er misgaan?
De meest recente regel voor onafhankelijke contractanten van het Amerikaanse ministerie van Arbeid is bedoeld om nieuwe vereisten in te voeren voor het bepalen van de classificatie van werknemers en onafhankelijke contractanten. Als het van kracht wordt, kunnen miljoenen freelancers worden omgezet in werknemers.
Dit betekent dat auditors kunnen binnenkomen en vaststellen dat een deel van uw team dat eerder als contractanten was geclassificeerd, daadwerkelijk onder de categorie voltijdse werknemers valt. Hierdoor zou het bedrijf aanzienlijke achterstallige belastingen moeten betalen.
Een ander probleem zijn interne risico's. Stel dat je een freelancer hebt ingehuurd die advertentiecampagnes beheert. Een van hun taken is het beheren van het advertentiebudget, maar vanuit het oogpunt van financiële verslaggeving is dit een probleem. Het is niet duidelijk welke kosten vast zijn en welke variabel zijn.
Waarom zijn bedrijven niet proactiever?
Sommige bedrijven zijn zich mogelijk niet bewust van deze risico's. Veel bedrijven komen daar voor het eerst achter dankzij audits van hun oplossingen voor personeelsbeheer. Het kan ook een kwestie van prioriteiten zijn. Als het werven van talent een dringender probleem is, kan een bedrijf zich daar volledig op concentreren en de rest later afhandelen.
Beste praktijken om het probleem aan te pakken
Idealiter zou een bedrijf twee sets HR-tools moeten hebben: een die zich bezighoudt met het interne team en een die gericht is op het externe team. Er moeten barrières worden gecreëerd zodat mensen niet van de ene naar de andere kant „overstromen”. Dit kan het implementeren van specifieke toegangscontroles binnen de HR-systemen omvatten.
Om het topmanagement eenvoudiger te maken, moet u er ook voor zorgen dat uw softwareoplossingen compatibel zijn en dat de protocollen voor gegevensuitwisseling gestandaardiseerd zijn. Dit maakt het voor de CFO mogelijk om transparante rapporten te ontvangen die volledig inzicht geven in hoeveel er wordt geïnvesteerd in zowel intern als extern talent.
Tot slot zijn regelmatige audits een must. Ze zullen helpen bepalen of een aannemer nu als werknemer moet worden aangemerkt, en als u dit op tijd ontdekt, kunt u veel geld besparen op mogelijke boetes.
Om de volledige tekst te lezen, ga naar Forbes.
