Bref compte rendu d'un article de Forbes écrit par Pavel Shynkarenko, cofondateur et PDG de Solar Staff
La ligne de démarcation entre les employés et les sous-traitants
Il existe des différences importantes entre les employés internes et les sous-traitants externes, notamment en ce qui concerne leur relation juridique avec l'entreprise, leur degré de responsabilité, les avantages dont ils bénéficient et la quantité d'informations auxquelles ils peuvent accéder. En principe, cela semble simple. Mais comme il y a tant de nuances, si vous utilisez les mêmes outils RH pour gérer votre personnel interne et externe, vous risquez de rencontrer des problèmes par la suite.
Par exemple, les sous-traitants externes qui travaillent pour une entreprise depuis un certain temps sont souvent ajoutés à Slack afin de pouvoir collaborer avec plusieurs équipes. Bien que cette pratique soit bien intentionnée et pratique, elle expose l'entreprise au risque de fuite d'informations sensibles.
Qu'est-ce qui pourrait mal tourner ?
La règle la plus récente du ministère américain du Travail sur les entrepreneurs indépendants devrait introduire de nouvelles exigences pour déterminer la classification des employés et des entrepreneurs indépendants. Lorsqu'il entrera en vigueur, il pourrait transformer des millions de travailleurs indépendants en employés.
Cela signifie que les auditeurs pourraient intervenir et déterminer qu'une partie de votre équipe qui était auparavant classée dans la catégorie des sous-traitants relève en fait de la catégorie des employés à temps plein. Cela pourrait laisser l'entreprise devoir payer d'importants arriérés d'impôts.
Les risques internes constituent un autre problème. Supposons que vous ayez engagé un freelance qui gère des campagnes publicitaires. L'une de leurs tâches consiste à gérer le budget publicitaire, mais du point de vue de l'information financière, cela pose problème. Il n'est pas clair quels coûts sont fixes et lesquels sont variables.
Pourquoi les entreprises ne sont-elles pas plus proactives ?
Certaines entreprises ne sont peut-être pas conscientes de ces risques. De nombreuses entreprises le découvrent pour la première fois grâce aux audits réalisés par leurs solutions de gestion du personnel. Cela peut également être une question de priorités. Si la recherche de talents est une question plus urgente, une entreprise peut se concentrer entièrement sur cette question et s'occuper du reste plus tard.
Les meilleures pratiques pour résoudre le problème
Idéalement, une entreprise devrait disposer de deux ensembles d'outils RH : l'un destiné à l'équipe interne et l'autre axé sur l'équipe externe. Des obstacles devraient être créés afin que les gens ne « circulent » pas d'un côté à l'autre. Cela pourrait impliquer la mise en œuvre de contrôles d'accès spécifiques au sein des systèmes RH.
Pour faciliter la tâche de la haute direction, vous devez également vous assurer que vos solutions logicielles sont compatibles et que les protocoles d'échange de données sont normalisés. Cela permet au directeur financier de recevoir des rapports transparents qui offrent une visibilité complète sur les sommes investies dans les talents internes et externes.
Enfin, des audits réguliers sont indispensables. Ils aideront à déterminer si un entrepreneur doit désormais être considéré comme un employé, et le repérer à temps pourrait permettre d'économiser beaucoup d'argent en amendes éventuelles.
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