Как компания упростила работу четырех отделов с помощью Solar Staff

Благодаря Solar Staff бренду удалось снизить время на оформление договора с 7 дней до нескольких часов

Чем занимается бренд

По данным SimilarWeb, у компании самый посещаемый тематический портал в России с 20 миллионами пользователей в месяц. В команде работает более 900 штатных сотрудников и около 200 фрилансеров. Чтобы оформить и оплатить услуги каждого, компания тратила много времени и ресурсов. Оптимизировать процесс помог Solar Staff. Разбираемся, как именно.

Как компания работала с фрилансерами до Solar Staff

Команда бренда регулярно привлекает фрилансеров для проектов и задач, где нужны специализированные навыки. Внештатники занимаются IT-разработкой, дизайном, пишут тексты для SMM, снимают и монтируют видео, создают графику и иллюстрации и консультируют компанию в разных сферах: от юриспруденции до анализа данных.

«Наши фрилансеры располагаются как в России, так и за ее пределами, это позволяет привлекать таланты с самым разнообразным опытом и экспертностью»

Старший операционный менеджер

Только за 2024 год организация посотрудничала примерно с 200 внештатниками. Каждого нужно было оформить, а также зарегистрировать передачу авторских прав на интеллектуальную собственность, чтобы гарантировать юридическую безопасность и оплатить работу.

Что требовалось изменить

Чтобы пройти полный цикл работы с одним фрилансером, нужно было подключать сразу четыре структуры:

— Юридический отдел чтобы составить и согласовать договор

— Бухгалтерию для проведения оплат и обработки отчетных документов чеков, счетов и прочего

— Отдел аккаунт-менеджеров чтобы ставить и принимать задачи, запрашивать и собирать документы у фрилансера

— Административно-хозяйственный отдел для отправки документов исполнителю и контролирующим органам

‍

#el-desktop

#el-mobile

‍

Весь процесс занимал много времени: иногда только на согласование договора могло уйти до недели.

Масштаб задач увеличивался, и на них нужно было подключать все больше специалистов. Чтобы снизить издержки и ускорить документооборот, понадобился инструмент, который бы:

Упростил работу с документами. С каждым фрилансером приходилось подписывать множество договоров под каждый отдельный проект.
Автоматизировал выплаты. Компания хотела снизить нагрузку на бухгалтерию, а заодно ускорить банковские операции.
Гарантировал юридическую безопасность. Было важно исключить риски в сфере интеллектуальной собственности и задокументировать передачу авторских прав от исполнителей к компании.

Что удалось улучшить с помощью Solar Staff

Сервис встроился в процессы и стал многофункциональным инструментом. Сейчас это таск-менеджер, платформа для документооборота и платежная система.

— Команда использует Solar Staff, чтобы ставить задачи фрилансерам. Интерфейс помогает контролировать работу над сотнями проектов одновременно и принимать результаты.

— Вместо множества договоров с каждым фрилансером, компания теперь работает по одному универсальному документу. Благодаря сервису время на оформление исполнителей сократилось с недели до пары часов.

— Solar Staff помогает правильно оформить передачу прав на результаты работы фрилансеров и предоставляет все необходимые документы. Это защищает компанию от юридических рисков.

«Среди фрилансеров у нас есть самозанятые, индивидуальные предприниматели и физические лица. С помощью Solar Staff мы адаптируемся под все налоговые режимы, чтобы сотрудничество было максимально удобным для обеих сторон. Нам не принципиален статус исполнителя»

Старший операционный менеджер

Оплачивать услуги исполнителей теперь можно в один клик — достаточно принять задачу и нажать кнопку. Для фрилансеров это так же удобно: Solar Staff поддерживает карты российских и зарубежных банков.
Удалось снизить большую часть нагрузки сотрудников и переориентировать их на другие задачи. Теперь вместо целого отдела выплатами занимается один человек. Это дало комплексный эффект: процессы документооборота, таск-менеджмента и оплаты теперь автоматизированы.
Теперь компания может переключиться на другие задачи бизнеса — привлекать партнеров и развивать новые направления.